Lohnsteueranmeldung und Lohnsteuerbescheinigungsverfahren
UNTERTITEL
Informationen für den Arbeitgeber
EINLEITUNG
Der Arbeitgeber ist verpflichtet, bei jeder Lohnzahlung die Lohnsteuer, den Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls die Kirchensteuer für Rechnung des Arbeitnehmers vom Arbeitslohn einzubehalten, beim zuständigen Finanzamt anzumelden und dorthin abzuführen.
Die Beträge für Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer sind nach den Besteuerungsmerkmalen zu berechnen, die auf der vom Arbeitnehmer vorzulegenden Lohnsteuerkarte eingetragen sind (z.B. Religionszugehörigkeit, Freibeträge). Hilfe bieten Lohnsteuertabellen, die für den maßgebenden Lohnzahlungszeitraum (Monat, Woche, Tag) gelten. Lohnsteuertabellen können Sie im Buchhandel oder als kostenpflichtige Software-Versionen erwerben.
Legt ein Arbeitnehmer die Lohnsteuerkarte nicht vor, müssen Sie für diesen die Steuerabzugsbeträge nach Steuerklasse VI berechnen.
Wenn Sie in Ihrem Betrieb Arbeitnehmer beschäftigen, müssen Sie daher nach jedem Anmeldungszeitraum (monatlich, vierteljährlich, jährlich, siehe Fristen), in dem Arbeitslohn gezahlt wurde, eine "Lohnsteueranmeldung" auf elektronischem Weg an das Finanzamt Ihrer Betriebsstätte (sogenanntes Betriebsstättenfinanzamt) übermitteln.
Zudem ist für jeden Arbeitnehmer ein Lohnkonto für das jeweilige Kalenderjahr zu führen. In das Lohnkonto sind unter anderem Art und Höhe des gezahlten Arbeitslohns sowie die einbehaltene Lohnsteuer einzutragen. Der Arbeitgeber hat das Lohnkonto am Jahresende abzuschließen und aufgrund der Eintragungen im Lohnkonto spätestens bis zum 28. Februar des Folgejahres nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung eine elektronische Lohnsteuerbescheinigung für den Arbeitnehmer an die Finanzverwaltung zu übermitteln.
Beachten Sie, dass Besonderheiten bei der Besteuerung von Teilzeitkräften und Aushilfen gelten. Der Arbeitslohn von Teilzeitkräften und Aushilfen kann (neben der Besteuerung nach den allgemeinen Vorschriften) unter bestimmten Voraussetzungen pauschal besteuert werden. Wenn Sie beispielsweise einen Arbeitnehmer im Rahmen eines sogenannten Minijobs (geringfügige Beschäftigung mit einem Bruttoverdienst bis zu 400 Euro) beschäftigen, sind die pauschalen Beiträge zur Lohnsteuer (zwei Prozent) sowie zur Krankenversicherung und zur Rentenversicherung nicht beim Finanzamt, sondern bei der 
Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See anzumelden.
ZUSTAENDIG
das Finanzamt, in dessen Bezirk sich die Betriebsstätte des Arbeitgebers befindet
ABLAUF
Lohnsteueranmeldung
Die Lohn- und Kirchensteuerbeträge sowie der Solidaritätszuschlag für die Arbeitnehmer sind grundsätzlich bis zum 10. des Folgemonats nach Ablauf jedes Lohnsteueranmeldungszeitraums durch elektronische Übermittlung beim Finanzamt anzumelden. Bis zu diesem Zeitpunkt hat auch die Bezahlung der angemeldeten Beträge beim zuständigen Finanzamt zu erfolgen.
Zur elektronischen Übermittlung der Lohnsteueranmeldung steht Ihnen bei Nutzung des Betriebssystems Microsoft Windows das Programm ELSTER auf der Internetseite www.elster.de kostenlos zur Verfügung. Dieses Programm ermöglicht auch die Übermittlung der Einkommensteuererklärung sowie der Umsatzsteuer-Voranmeldung.
Für die elektronische Übermittlung ist die Abgabe einer Teilnahmeerklärung notwendig. Wenn Sie bereits Arbeitgeber sind, haben Sie diese bereits im Jahr 2004 erhalten. Bei "neuen" Arbeitgebern wird Ihnen die Teilnahmeerklärung von Ihrem zuständigen Finanzamt zugestellt. Falls Sie bislang keine Teilnahmeerklärung erhalten haben, fragen Sie bitte bei der Arbeitgeberstelle des für Sie zuständigen Finanzamts nach.
Ausnahmen von der elektronischen Übermittlung
Das Gesetz zur elektronischen Übermittlung der Lohnsteuerdaten sieht vor, dass die Finanzverwaltung in Härtefällen wie bisher eine Anmeldung der Lohn-, Kirchensteuerbeträge und Solidaritätszuschläge auf dem Papiervordruck zulassen kann. Dies ist derzeit der Fall, wenn Sie nicht das Betriebssystem Microsoft Windows, sondern ein alternatives Betriebssystem wie Linux oder MacOS einsetzen. Die Inanspruchnahme der Härtefallklausel ist beim Finanzamt zu beantragen. Das Finanzamt entscheidet über den Antrag.
Elektronische Lohnsteuerbescheinigung
Ab dem Jahr 2005 gilt für Arbeitgeber mit maschineller Lohnabrechnung folgendes Verfahren: Sie übermitteln die Jahreslohnsteuerdaten bis spätestens 28. Februar des Folgejahres für den Arbeitnehmer mittels eines Lohnabrechnungsprogramms nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz an die Finanzverwaltung. Nachdem die Finanzverwaltung die Übermittlung der Daten bestätigt hat, drucken Sie die Daten aus. Diesen Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung händigen Sie dem Arbeitnehmer aus. Diese Bescheinigung nennt sich "Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung". Sie ersetzt das bisherige Verfahren, nach dem Sie die Jahreslohnsteuerdaten auf der Rückseite der Lohnsteuerkarte bescheinigt und diese Ihrem Arbeitnehmer zurückgegeben haben. Die Lohnsteuerkarte ist daher nach der Bestätigung des Datenempfangs durch die Finanzverwaltung von Ihnen zu vernichten oder aufzuheben, sofern nicht ein anderer Arbeitgeber Eintragungen auf der Lohnsteuerkarte vorgenommen hat. Sind solche Eintragungen vorhanden, ist die Lohnsteuerkarte an den Arbeitnehmer zurückzugeben. Nähere Informationen erhalten Sie unter www.elsterlohn.de.
Ab dem Jahr 2006 müssen alle Arbeitgeber die Lohnsteuerbescheinigung elektronisch an die Finanzverwaltung übermitteln. Eine Ausnahme gilt nur für Arbeitgeber ohne maschinelle Lohnabrechnung, die ausschließlich Arbeitnehmer im Rahmen einer geringfügigen Beschäftigung in ihrem Privathaushalt im Sinne des § 8a Sozialgesetzbuch Viertes Buch (SGB IV) ("Minijob") beschäftigen. Hier kann eine Lohnsteuerbescheinigung auf der Lohnsteuerkarte des Arbeitnehmers erteilt werden.
FRIST
Lohnsteueranmeldung
Anmeldung und Überweisung der Beträge an das Finanzamt müssen zu folgenden Terminen erfolgen:
- monatlich bis zum 10. des Folgemonats, wenn die Lohnsteuer im vorangegangenen Kalenderjahr mehr als 3.000 Euro betrug
- vierteljährlich bis zum 10. des auf das jeweilige Vierteljahr folgenden Monats, wenn die Lohnsteuer im vorangegangenen Kalenderjahr über 800 Euro, aber nicht mehr als 3.000 Euro betrug (z.B. für das erste Kalendervierteljahr am 10. April)
- jährlich bis zum 10. Januar des Folgejahres, wenn die Lohnsteuer im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800 Euro betrug
Im Jahr der Betriebseröffnung kann auf das vorangegangene Kalenderjahr nicht abgestellt werden. Deshalb ist die auf einen Jahresbetrag umgerechnete, für den ersten vollen Kalendermonat nach der Eröffnung abzuführende Lohnsteuer maßgebend.
Elektronische Lohnsteuerbescheinigung
Die elektronische Lohnsteuerbescheinigung ist bis zum 28. Februar des Folgejahres an die Finanzverwaltung zu übermitteln.
KOSTEN
Es entstehen keine Gebühren oder sonstige Kosten.
SONSTIGES
Auskünfte erteilt das Finanzamt, in dessen Bezirk sich Ihre Betriebsstätte befindet. Dieses ist auch für die Bezahlung der angemeldeten Lohnsteuerbeträge zuständig (sogenanntes Betriebsstättenfinanzamt).
Informationen über die für Unternehmensgründer relevante Steuerarten finden Sie in der Broschüre des Finanzministeriums Baden-Württemberg " Steuertipps für Existenzgründer".